Schafte jij onlangs een Transport Management Systeem (TMS) aan, maar valt het gebruik binnen je transportbedrijf tegen? Of overweeg je om een TMS aan te schaffen en wil je voorkomen dat deze niet wordt omarmd door je medewerkers? Heel begrijpelijk. Transportsoftware is er om het werk makkelijker te maken. Maar dan moet je het wél op de juiste manier implementeren. Lees dus vooral even wat de drie grootste valkuilen zijn tijdens dit proces!

Theoretisch gezien kun je een TMS dat je vandaag aanschaft, morgen al implementeren. Maar zo werkt het in de praktijk natuurlijk niet. Jouw planners, chauffeurs, financiële medewerkers en alle andere gebruikers zijn mensen, geen robots. Dus kun je niet van hen verwachten dat zij moeiteloos van de ene op de andere dag totaal anders werken. Integendeel, een succesvolle implementatie van een TMS vraagt om geduld, tijd en ruimte.

Maar dat niet alleen. Het vraagt nog meer van jou als aanjager. Jij trekt de kar, dus jij moet zorgen dat de rest van jouw collega’s ook instapt. Natuurlijk doe je dit niet helemaal alleen. Want kies je voor ons TMS in de cloud? Dan begeleiden we je graag én behoeden we je voor deze drie valkuilen…

Wie heeft er nu tijd om een TMS uitgebreid te testen? Precies, niemand. Maar tóch moet je hier tijd voor maken. Dit is namelijk de allergrootste valkuil tijdens de implementatie van transportsoftware. En jij wil toch ook voorkomen dat het TMS technisch niet goed werkt, functioneel niet doet wat het zou moeten doen of dat gebruikers er niet mee kunnen werken?

Daarom is het belangrijk dat je gebreken in een zo’n vroeg mogelijk stadium opmerkt. Mis je iets of werkt een functionaliteit niet naar behoren? Dan kunnen we dit oplossen vóórdat de transportsoftware live gaat. Uiteindelijk kóst uitgebreid testen je dan geen tijd, maar bespaart het je juist tijd én geld.

Tip: Bepaal van tevoren waaraan het TMS in ieder geval moet voldoen en controleer of dit het geval is tijdens alle testrondes.

Het is niet alleen belangrijk dát er wordt getest, maar ook door wie dit wordt gedaan. Je wil namelijk dat élke gebruiker zo snel mogelijk de voordelen van het TMS inziet en benut. De transportsoftware moet dus niet gezien worden als ‘moetje’, maar als een middel waarmee hun werk makkelijker wordt.

Betrek daarom nog vóór het implementatieproces zoveel mogelijk medewerkers die hier uiteindelijk mee gaan werken. En door het TMS door medewerkers van verschillende afdelingen te laten testen, verlaag je tegelijkertijd de drempel voor de uiteindelijke training.

Tip: Benoem binnen elk team of iedere afdeling één iemand tot ambassadeur. Diegene kent het TMS door en door en heeft direct contact met de eindgebruiker.

Je las het al: training. Dit is dé manier om medewerkers zover te krijgen om het TMS te gebruiken. Helemaal geen training is dus sowieso een no go. Maar wat we ook veel zien, is dat er wel een training is, maar dat gebruikers hier vervolgens niets meer mee doen. Ze vergeten de kennis en praktische handvatten.

Een succesvolle implementatie van een TMS vraagt om routine. Herhalen, herhalen en nog meer herhalen. Zorg dus dat er na een bepaalde tijd – bijvoorbeeld een half jaar – opnieuw een training staat ingepland. Maak in de tussentijd duidelijke instructies en vraag je ambassadeurs om de bekwaamheid te waarborgen. Zorg dat zij voldoende tijd en ruimte krijgen om collega’s op weg te helpen en vragen te beantwoorden.

Tip: Is de transportsoftware live? Vergeet dan niet om de oude systemen uit te faseren. Zo voorkom je dat deze uit gewoonte toch nog worden gebruikt.