Met meerdere, wereldwijde dochterondernemingen is Meever & Meever een bekende naam in de staalsector. Het internationale familiebedrijf is een echte specialist in het produceren, opslaan, bewerken, verhuren én verhandelen van staalproducten. Natuurlijk komt hierbij ook transport kijken. En daarvoor gebruiken ze sinds begin 2022 ons transport management systeem.   

Waarom de staalspecialist hiervoor koos? Wat het ze oplevert? En hoe we ons TMS integreerden met SAP, dat zij gebruiken voor hun voorraad en financiële proces? Dat vertelt logistiek manager Toine Slob je allemaal in dit interview! 

Logistiek proces 

Sinds 2015 is Toine verantwoordelijk voor de logistiek van Meever & Meever: “In mijn functie is het altijd hectisch en elke dag is anders. We lopen constant tegen uitdagingen aan, maar uiteindelijk vind ik dat onvoorspelbare juist het leuke aan mijn werk. We doen tenslotte meer dan alleen het organiseren van transport. 

Want verkopen we staalmaterialen, zoals damwanden of brugpijlers? Dan zorgt mijn team allereerst dat dit geproduceerd wordt of voorradig is. Hiervoor hebben we continu contact met onze fabrieken in het buitenland. Is het materiaal gereed voor levering? Dan regelen we het transport tot in de puntjes en stemmen we met de ontvanger af dat de spullen op het juiste moment aankomen. Uiteindelijk ontvangen we natuurlijk de facturen van de transporteur en de fabriek, die we controleren en netjes afhandelen.” 

Voorraadbeheer in SAP 

De voorraadlocaties van Meever & Meever liggen verspreid door heel Europa, maar de coördinatie ligt bij het team van Toine: “Voorheen gebeurde dit in Excel. Hartstikke foutgevoelig natuurlijk. Wij hebben ook nog eens te maken met restlengtes, dus een deel van het staal moet vaak weer terug in de voorraad. Dit plaatsten we allemaal handmatig in Excel. Maar als je dat niet goed bijhoudt, ontstaan de voorraadverschillen vanzelf. 

Je kunt je vast wel voorstellen hoe dat gaat. Je bent bezig met een order, krijgt tussendoor drie telefoontjes en vergeet daardoor net iets in te vullen of goed af te ronden. En als je met meerdere personen in hetzelfde Excel-document werkt, kan het weer zijn dat jouw versie wordt overschreven vóórdat je aanpassen zijn opgeslagen. We liepen steeds vaker tegen dit soort situaties aan. 

Dit maakte zelfs dat we twee of drie keer per jaar alles moesten tellen op onze voorraadlocaties. Om te controleren of het nog klopte met onze gegevens in Excel. Erg inefficiënt. Ons bedrijf kenmerkt zich juist door flexibiliteit, dankzij gigantische voorraden. Waar je bij andere bedrijven vaak drie of vier weken wacht, hebben wij specifieke afmetingen zo voor je geregeld. Hierin willen we ons blijven onderscheiden, dus in 2019 stapten we van Excel over naar SAP. Voor een professioneel voorraadbeheer en snelle financiële afhandeling!” 

Van transport in Excel 

Toine: “Maar we hebben ook meerdere dochterondernemingen waarvoor wij de logistiek regelen. Stuk voor stuk kopen zij staalproducten bij ons in en verkopen deze wereldwijd. Al die opdrachtlijsten verwerkten wij ook in Excel. 

Toen ik net startte bij Meever & Meever regelden we zo’n vijftien tot twintig transporten per dag. Maar in de loop der jaren verdubbelde dit aantal bijna en tegenwoordig zitten we soms wel rond de vijftig transporten per dag. Hierdoor was deze werkwijze niet meer te doen. Kleine foutjes lagen op de loer en het kostte ons enorm veel tijd.” 

Naar transport in een TMS 

In de software van SAP kon wel een planningsmodule worden ontwikkeld, maar daar hing een behoorlijk prijskaartje aan vast. Dus besloot Toine op zoek te gaan naar een alternatief: “We waren echt toe aan meer efficiëntie en tijdsbesparing. Dus ik ging een beetje Googlen en belde wat rond in mijn netwerk. Maar ik bezocht ook de ICT & Logistiek beurs, waar ik Filogic leerde kennen en direct enthousiast werd.

Het fijne aan dit TMS is de flexibiliteit. Wij hebben bijvoorbeeld niet te maken met ingewikkelde routes, dus optimalisatie op dat gebied is niet nodig. Maar we wilden wél een efficiëntere planning en digitale transportopdrachten. Filogic kon de software eenvoudig downsizen en ons alleen de functionaliteiten bieden die we echt nodig hebben. Daarnaast klikte het direct met de mensen, het gevoel was gewoon goed.” 

SAP-integratie 

Dus sinds begin 2022 werkt de staalspecialist met ons OpenTMS in de cloud: “Alle paklijsten die we voorheen handmatig invulden in Excel en de eCMR die we zelf maakten, worden nu automatisch gegenereerd. Onze verkopers van verschillende dochterondernemingen schieten een order in via SAP, wij controleren deze en sturen het met één klik door naar het TMS. Binnen een handomdraai staat de order klaar voor de transporteur, in het Nederlands of Engels!” 

Lees ook het artikel waarin Filogic-medeoprichter en technische directeur Marinus Brink uitlegt hoe we ons TMS integreren met de software van SAP. 

“Met het OpenTMS hebben we ook een helder overzicht van onze planningen. Dit is erg wenselijk, want er wordt steeds vaker gevraagd wanneer een order wordt geleverd. In het digitale vrachtdossier staat ook precies wat per auto is geladen. En de lay-out van de eCMR ziet er altijd hetzelfde uit. Als één geheel, lekker professioneel.” 

Distributieportaal 

Toine: “Daarnaast ontwikkelde Filogic een handig distributieportaal voor ons, dat ze binnenkort standaard aanbieden als extra optie op het TMS. Hiermee ontvangen onze laaddepots in België, Polen en Tsjechië alleen nog gerichte informatie. Vanaf een tablet downloaden ze de juiste vrachtbrieven en eventueel andere documenten, die ze digitaal ondertekenen en vervolgens opslaan in het dossier. Handmatig inscannen is vanaf dan niet meer nodig!” 

Een aanrader 

Toine sluit het gesprek af met een prachtig compliment: “Ik raad Filogic zeker aan bij bedrijven die aanlopen tegen dezelfde uitdagingen als wij destijds. Zonder een TMS kan het best een lange tijd goed gaan. Maar als je als bedrijf groeit, wordt dit steeds lastiger. 

Dan praat je er eerst over, Google je wat en schuif je het misschien een paar keer voor je uit. Maar er komt vanzelf een moment dat je écht actie moet ondernemen. En als het dan zover is, is het belangrijk dat je kiest voor het juiste bedrijf. Dat hebben wij duidelijk gedaan!” 

TMS uitproberen? 

Herken jij je in het verhaal van Toine? En ben je benieuwd of ons TMS ook iets is voor jouw bedrijf? Neem dan gerust contact met ons op en lees ook de verhalen van andere transporteurs!