Het indrukwekkende exportbedrijf uit Rijnsburg is een mooi voorbeeld van een moderne exporteur, die logistieke processen het liefst zoveel mogelijk automatiseert. Kwaliteit gaat natuurlijk boven alles: dus wat handmatig móét, dat moet. Maar alles wat digitaal en automatisch kán, gebeurt ook op die manier. Wat dit betekent voor het transportproces? Hierover gingen we in gesprek met Jack van der Gugten: Commercial Manager bij Hoek flowers.

Passie voor bloemen

Het Nederlandse familiebedrijf exporteert bloemen naar maar liefst 52 landen wereldwijd. Jack: “Hoek flowers is opgericht door Peter Hoek, die op zeventienjarige leeftijd al startte als bloemist. Van jongs af aan werkte hij alleen met de beste bloemen. En zijn zoons, die het bedrijf tegenwoordig runnen, doen dit tot op de dag van vandaag ook.

Dagelijks bieden we meer dan 4.000 soorten bloemen en 2.000 verschillende planten aan. Twintig procent hiervan kopen we in via de bloemenveiling, de rest komt rechtstreeks van kwekers uit binnen- en buitenland. Altijd volgens het beleid van Peter: “de bloemen alleen kopen als je ze zelf hebt gezien”. Vervolgens maken we deze exportklaar en versturen we ze via de vrachtwagen of de lucht naar de desbetreffende bestemming.”

Lopende band, AGV’s en WMS

Alles wat digitaal of automatisch kan, gebeurt ook zo. Hoek flowers is een vooruitstrevend exportbedrijf dat graag digitaal werkt. “Elke bloem die bij ons arriveert, wordt via een automatisch systeem op de foto gezet. Ook het logistieke proces na de bestelling is zoveel mogelijk geautomatiseerd. We hebben een uitgebreid Warehouse Management Systeem (WMS), honderden meters lopende band en orders worden gepicked door AGV’s (automated guided vehicles).

We zijn een one-stop-shop voor bloemen, planten en decoratie. Elk moment van de dag kun je bij ons bestellen, ook kleine orders. Alles wat je online ziet, staat fysiek bij ons in het pand en is dus op voorraad. Onze geautomatiseerde logistiek is razendsnel. Als je vóór 12:00 uur bestelt, heb je de producten de dag daarna vóór 07:00 uur al binnen.”

Altijd in beweging

Jack werkt sinds 2018 bij Hoek flowers, als Commercial Manager. “Ik werk al sinds 1998 in de mooie, dynamische bloemenbranche. Tot nu toe is geen dag hetzelfde geweest. Er is altijd wel wat te beleven op het gebied van innovaties en nieuwe projecten of klanten. En vergeet ook de hectische periodes rondom de feestdagen niet. Deze sector is echt altijd in beweging.

In mijn huidige functie ondersteun ik onze verkoopteams en ben ik nauw betrokken bij de implementatie van nieuwe projecten of software. Ook het logistieke gedeelte valt deels onder mijn verantwoordelijkheid. Dus al snel na binnenkomst ging ik op zoek naar een mooie optimalisatieslag, zo kwam ik terecht bij Filogic.”

Track & Trace en ETA

Hoe kunnen we al onze transporten inzichtelijk krijgen? Dat is de vraag die Jack aan ons stelde tijdens de eerste kennismaking. “Alleen al in Engeland hebben we 28 busjes rijden die bloemen bezorgen. Voorheen gebeurde alles met pen en papier en hadden we weinig zicht op de leveringen. Maar sinds onze kennismaking met Filogic, gebruiken al onze chauffeurs hun app.

Hierdoor weten we precies welke routes worden gereden, wie de chauffeur is, de aankomsttijd en wat er geleverd wordt. Het volledige transporttraject kunnen we volgen dankzij de Track & Trace-feature. Ook ziet de chauffeur bij aankomst precies wat er geleverd moet worden en maakt hij een foto als bewijs van aflevering. Eventuele discussies achteraf worden hiermee voorkomen. En de klant kan ook gewoon even zelf inloggen om de estimated time of arrival (ETA) te bekijken.

Nu we alle data in één TMS hebben, kunnen we ook van alles analyseren. Denk hierbij aan hoeveel routes er dagelijks worden gereden, wat de bezetting is en welke kosten daarbij horen. Dit koppelen we met ons eigen datawarehouse en op basis daarvan maken we handige calculaties. Zo kunnen we bijvoorbeeld beslissen om in een bepaalde regio meer chauffeurs in te zetten of de routes slimmer in te richten.”

Voorbereid op de toekomst

Hoek flowers gebruikt ons OpenTMS in de cloud sinds 2021. “Na een goed gesprek met Jitske hebben we een maandje getest of het TMS voldoende toegevoegde waarde had, en of het bij ons paste. Op beide was het antwoord volmondig ‘ja’. Dit was toch even spannend, omdat wij niet erg standaard zijn in deze branche.

Zo werken we met hubs, dit zijn verzamellocaties. En met colli’s in plaats van pallets. Dit is toch wat fijnmaziger transportwerk. Maar als ik dan nu hoor dat mijn Engelse collega twintig minuten in plaats van tweeënhalf uur doet over het maken van een planning, ben ik erg tevreden.

Filogic is een bedrijf waarmee je makkelijk kunt schakelen, via korte lijnen. Direct vanaf het begin hadden we voor 95% een match en het overige deel hebben we samen opgelost. Bij grote partijen merk je dat dit soort dingen vaak lang duren. Bij Filogic is het snel sparren en op korte termijn zaken oplossen. Dit is heel belangrijk voor ons. Het houdt ons in beweging en voorbereid op de toekomst!”

Wil jij ook inzicht in je volledige transporttraject? Je kunt ons TMS in de cloud gewoon gratis uitproberen!.