Hoe kies je een Transport Management Systeem (TMS) dat past bij jouw bedrijf?
Handige Transport Management Systemen: die zijn er inmiddels in overvloed. Elk met zijn eigen techniek, gebruiksgemak en functionaliteiten. En dat het in gebruik eenvoudig moet zijn, is logisch. Maar waaraan moet een TMS verder voldoen? Hoe weet je welke keuze het best is voor jouw bedrijf? En waarop moet je in ieder geval letten als je dit soort transportsoftware aanschaft? We helpen je graag op weg!
Laten we beginnen bij het begin. Waarom kies je überhaupt een Transport Management Systeem? Het antwoord op díé vraag, is gelukkig simpel: vanwege een flinke kosten- én tijdbesparing. Met een TMS handel je je orderverwerking, planning én facturatie namelijk een stuk efficiënter af. De transportsoftware doet dit allemaal voor je. Automatisch, of met een kleine handeling. Veel handmatig werk en stapels papier zijn hiermee in ieder geval verleden tijd.
Eén van de eerste keuzes die je moet maken wanneer je een TMS kiest, is voor generieke óf maatwerk transportsoftware. Generieke software wordt ontwikkeld voor meerdere bedrijven, de kosten zijn relatief laag, de implementatie gaat snel en er is vaak een testversie beschikbaar. Maatwerk software is juist specifiek voor één bedrijf, kost relatief veel, maar biedt daarentegen wel elke functionaliteit die je maar wenst.
Waarover je ook direct moet nadenken, is of je wel of niet een Transport Management Systeem in de cloud wil. Wat ons betreft is die keuze erg simpel. Er zitten eigenlijk alleen maar voordelen aan een TMS in de cloud. Je kunt het zien als een soort online werkplek. Zolang er een internetverbinding is, heb je altijd en overal toegang tot je eigen transportsoftware. Ook op het gebied van veiligheid is het een slimme keuze. Maar om hiervan te profiteren, moet je alleen wel scherp zijn of je écht voor een volledig cloud-based TMS kiest. Soms wordt dit namelijk onterecht geroepen. Ons TMS is voor honderd procent cloud-based.
We adviseerden je al om direct in het begin van je zoektocht je eisen en wensen te bepalen. Dit doe je door je transportproces goed onder de loep te nemen. Hoe werkt jouw transportbedrijf? Hoe ervaren jouw planners en chauffeurs dit? Waar zie je mogelijke verbeteringen? Wat verwachten opdrachtgevers van je? En welke andere systemen gebruik je al?
Door alleen al deze vragen te beantwoorden, weet je waarschijnlijk direct welke leveranciers interessant voor jou zijn. Vragen opdrachtgevers bijvoorbeeld om de verwachte aankomsttijd van hun order? Dan is het versturen van een ETA-notificatie voor jou een vereiste functionaliteit. En gebruikt jouw chauffeur een Fleet Management Systeem (FMS)? Dan is het handig als het TMS waarvoor jij kiest hiermee kan koppelen.
Op deze manier krijg je al snel inzichtelijk welke transportsoftware met welke functionaliteiten past bij jouw bedrijf.
Het laatste wat je als transportondernemer wil, is natuurlijk dat je vrachtwagens stil komen te staan. Maar een geraffineerde cyberaanval kán dit wel teweegbrengen. Dus die kans wil je zo klein mogelijk maken. Daarom is het belangrijk dat je vóórdat je een keuze maakt voor een bepaald Transport Management Systeem, checkt wat de TMS-leverancier allemaal doet op het gebied van security.
In dit artikel geeft Marinus vanuit Filogic alvast antwoord op deze vraag.
Natuurlijk zijn er nog allerlei andere zaken waarmee je rekening moet houden – zoals de prijs en het gebruiksgemak – maar dit vormt een goede basis voor een weloverwogen keuze. Ga vooral ook goed in gesprek met de TMS-leverancier die je op het oog hebt. Stel al je vragen, voel je nooit bezwaard.
Uiteraard is het altijd het allermooist als je het Transport Management Systeem gewoon even kunt uitproberen. Bijvoorbeeld door middel van een gratis TMS-testversie zoals bij ons! Succes en nogmaals: aarzel niet om gewoon even contact met ons op te nemen.
De mening van onze klanten betekent veel voor ons. Wij geloven in samen starten, samen groeien en samen ontwikkelen.
De feedback van onze klanten is dan ook de belangrijste input voor het ontwikkelen van nieuwe functionaliteiten binnen het Filogic TMS. Zo weten we zeker dat het aansluit bij jouw wensen.