Relaties

Om te starten heb je adressen nodig. Deze kun je op verschillende manieren in stamgegevens krijgen.

1. Via een export uit je huidige systeem en een import in het OpenTMS
2. Handmatig in stamgegevens
3. Via de transportopdracht in het planbord

De eerste twee opties zijn bedoeld om het TMS op voorhand goed te vullen voordat je het in gebruik gaat nemen. Wil je direct starten dan kun je gebruik maken van optie 3.

Export/import

Om via een export je adressen in het systeem te zetten maak je gebruik van het OpenTMS excel bestand. Dit excel bestand vind je in stap 5 van de onboarding wizard. Je vindt deze wizard onder de app ‘administratie’ bij ‘instellingen’.

Dit is ook de plek waar je de relaties kunt importeren.

Handmatig

Dit kan door in stamgegevens op relatie te klikken en vervolgens op ‘nieuw’ links boven in je scherm.

Een relatie kan meerdere categorieën hebben, om er een laad en/of losadres van te maken geef je de relatie de categorie destination en/of origin. Een relatie kan zowel de categorie ‘customer’ hebben als destination en origin. Dit komt regelmatig voor wanneer je bij een klant gaat laden en lossen. Dmv de categorie kun je het

laad en los adres dus ook voor andere klanten gebruiken en hoef je het maar een keer aan te maken.

Een relatie kan natuurlijk ook een chauffeur zijn of een transporteur/ vaste charter.

In de relatie zie je drie keer het veld naam:

1. Naam wordt gebruikt als zoekfunctie in je planning.
2. Volledige naam wordt gebruikt om te tonen op officiële documenten en correspondentie.
3. Zoeknaam wordt gebruikt als zoekfunctie in de schermen in stamgegevens.

N.b. Wanneer je een volledig adres toevoegt dan zal er automatisch een geografisch gebied worden toegewezen aan deze relatie. Dus zolang de postcodes zijn ingevuld kun je altijd achteraf een geografisch gebied aanmaken.

Vloot

Soorten voertuigen

Hier start je met het aanmaken van je soorten voertuigen, Dat kan zijn een trekker of een type oplegger. Uiteindelijk kun je hiermee je capaciteit gaan bepalen op basis van laadmeter of beladingsgraad.

Bij een type voertuig vink je ‘standaard’ op basis van dit type zal de planning voordat je kentekens hebt toebedeeld alvast een berekening maken.

Niet alle velden in het bovenstaande invoerveld zijn verplicht. Gebruik je deze gegevens niet of komt het je niet bekend voor laat ze dan gewoon open.

In een later stadium kan dit altijd nog worden aangepast of ingevuld.

Met je rechtermuisknop kun je stamdata bewerken, verwijderen of voorzien van een vlag.

Let op! Je rechter muisknop kun je ook in je planscherm en andere schermen gebruiken voor meer functionaliteit.

Kentekens

Wanneer je een boord computer gebruikt en je hebt deze gekoppeld dan zullen de kentekens vanzelf in het TMS verschijnen.

Is dit niet het geval dan kun je ze handmatig aanmaken. Je selecteert kentekens en klikt vervolgens op ‘nieuw’ linksboven in je scherm. Dan verschijnt er een invulveld voor het aanmaken van een kenteken.

In principe wijst het zich vanzelf en ook hier hoef je de gegevens die je nooit gebruikt niet in te vullen.

Heb je een vaste chauffeur per kenteken of een vaste combinatie dan kun je dat hier vastleggen zodat deze ook op die manier in je planning weer naar boven komen.

Transport

Transporteenheden

Open in stamgegevens bovenstaand scherm, wanneer je een nieuwe transporteenheid wilt aanmaken of een bestaande wilt wijzigen. De transporteenheid is hetgeen wat je vervoerd. Bijv, een pallet, container, bigbag etc. Wil je dit verder specificeren dan kan dat door producten aan te maken.

Is de transporteenheid de standaard dan kun je het vinkje aanzetten. Wanneer je ook de emballage registratie wilt bijhouden vink dan ook transacties registreren aan.

Wanneer je ervoor zorgt dat de afmetingen van de laadmeters goed zijn ingevuld dan zal het aantal laadmeters en de capaciteit van de oplegger in de planning juist worden doorberekend.

Bij het invullen van de transactietijd overrule je de transactietijd die bij de onboarding wizard is ingevuld en kun je dus een specifieke aard en lostijd aangeven.

Een nieuwe transporteenheid kan ook vanuit het planscherm bij het invoeren van de transportopdracht worden aangemaakt.

Tijdsloten

Ook een tijdslot kan vanuit het planbord bij het invoeren van de transportopdracht worden aangemaakt. Maar ook op voorhand in stamgegevens. Geef het tijdslot een passende naam, dit kan de uren aanduiding zijn dus 12.00-14.00, maar ook een naam als ‘eerste werk’ of vroege levering’ etc.

Belangrijk is dat je ook daadwerkelijk de uren invult die je ziet staan onder ‘van’ en ‘tot en met’.

Tijdens je planning zal je een waarschuwing krijgen wanneer een tijdslot niet wordt gehaald. Zet je het schuifje met ‘moet altijd gehaald worden’ aan dan zal de route optimalisatie dit tijdslot voorrang geven. Ook krijg je een andere melding wanneer een verplicht tijdslot niet wordt gehaald.

Overigen

Geografische gebieden

Deze gebruik je om in je planning te kunnen groeperen op postcodes, zo kun je gemakkelijk zien welke transportopdrachten/ trajecten moeten worden afgeleverd of opgehaald in bepaalde regio’s.

Wanneer je het schuifje ‘zichtbaar in planbord’ aan zet dan zullen de geografische gebieden bruikbaar worden in je planbord. Zet je deze niet aan dan zullen deze gebieden niet in je planning verschijnen maar wel bruikbaar zijn voor tariferen op postcode gebied in je prijslijsten.