documentation

Documentatie

Administratie

E-mailsjablonen beheren

Wanneer je facturen, transportopdrachten of vrachtdossiers via e-mail aan opdrachtgevers of andere relaties verstuurt, wil je deze pdf-documenten voorzien van een begeleidende tekst. Bijvoorbeeld het onderwerp van het e-mailbericht of de tekst van het e-mailbericht zelf. In deze handleiding lees je hoe je dit zelf kunt instellen.

E-mailsjablonen beheren

Wanneer je via het hoofdmenu op ‘Systeembeheer’ klikt en in de boomstructuur de optie ‘e-mailsjablonen’ selecteerd, verschijnen alle e-mailsjablonen die momenteel in het systeem geconfigureerd staan. Je kunt eenvoudig nieuwe e-mailsjablonen toevoegen of bestaande e-mailsjablonen wijzigen.

Je kunt een nieuw e-mailsjabloon aanmaken door in het hoofdmenu onder ‘Nieuw’ op ‘E-mailsjabloon’ te klikken. Je wijzigt een bestaande e-mailsjabloon door deze te selecteren en in het hoofdmenu onder ‘Bewerken’ op ‘Details tonen’ te klikken of door eenvoudig dubbel te klikken op het e-mailsjabloon’

E-mailsjablonen aanpassen

Wanneer je een e-mailsjabloon aanmaakt of wijzigt, wordt het volgende scherm getoond.

E-mailsjablonen-1.png

E-mailsjablonen hebben een naam, horen bij een entiteit (bijvoorbeeld transportopdracht, vrachtdossier of factuur) en een land. Op deze manier kun je bijvoorbeeld facturen aan klanten in Frankrijk een begeleidende tekst in het Frans sturen terwijl klanten in Nederland een begeleidende tekst in het Nederlands krijgen.

Het onderwerp van de e-mail en de daadwerkelijke tekst is een vrije tekst. Er zijn een aantal sleutelwoorden die je in deze tekst kunt opnemen. Als je bijvoorbeeld het factuurnummer in het onderwerp van het e-mailbericht wilt plaatsen, voeg je het sleutelwoord [EntityNumber] toe aan het onderwerp van het e-mailsjabloon.

Bijvoorbeeld:

Onderwerp: ‘Factuurnr [EntityNumber] van Cargo Transport B.V.’.

In het e-mailbericht wordt dit vervangen voor:

Onderwerp: ‘Factuurnr 20150067 van Cargo Transport B.V.’.

FiLogic kent de volgende sleutelwoorden:

Sleutelwoord

Omschrijving

[UserName]

E-mailadres van de gebruiker die het e-mailbericht verstuurd.

[FullName]

Naam van de gebruiker die het e-mailbericht verstuurd.

[DocumentName]

Naam van het document dat je wilt versturen.

[EntityNumber]

Het nummer van het entiteit (bijv. factuurnr, transportopdrachtnr, of vrachtdossiernr).

[EntityName]

De naam van de entiteit (bijv. Factuur, Transportopdracht, Vrachtdossier).

[Reports]

Lijst met documenten (pdf-bestanden) die als bijlage aan het e-mailbericht zijn toegevoegd.

[Attachments]

Lijst met bijlagen die als bijlage aan het e-mailbericht zijn toegevoegd.

E-mailsjablonen voor bezorgmomenten

Wanneer je een e-mailsjabloon wilt gebruiken voor het communiceren van bezorgmomenten, kun je gebruik maken van de volgende sleutelwoorden:

Sleutelwoord

Omschrijving

$Customer

Naam van de opdrachtgever waar de goederen van afkomstig zijn (opdrachtgever van de transportopdracht).

$RelationToNotify.Name

Naam van de ontvanger.

$FileNumber

Het nummer van het vrachtdossier.

$Vehicles

Het kenteken van het voertuig dat de goederen komt afleveren.

$TransportCompany

De naam van de vervoerder dat de goederen komt afleveren.

$ArrivalAddressStreet

Straat van het afleveradres.

$ArrivalAddressNumber

Huisnummer van het afleveradres.

$ArrivalAddressNumberSuffix

Aanhangsel bij het huisnummer van het afleveradres.

$ArrivalAddressPostalCode

Postcode van het afleveradres.

$ArrivalAddressCity

Plaats van het afleveradres.

$ArrivalAddressCountryName

Land van het afleveradres.

$ScheduledArrivalAtDate

Geplande afleverdatum.

$ScheduledArrivalAtFrom

Vroegst mogelijke afleverijd

$ScheduledArrivalAtTill

Uiterste aflevertijd

$TrackAndTraceUrl

Link naar jouw Track-and-Trace-pagina

Niet gevonden wat je zocht?

We helpen je graag verder

Testimonials

Star talk

De mening van onze klanten betekent veel voor ons. Wij geloven in samen starten, samen groeien en samen ontwikkelen.

De feedback van onze klanten is dan ook de belangrijste input voor het ontwikkelen van nieuwe functionaliteiten binnen het Filogic TMS. Zo weten we zeker dat het aansluit bij jouw wensen.

“Filogic is een bedrijf waarmee je makkelijk kunt schakelen, via korte lijnen. Direct vanaf het begin hadden we voor 95% een match en het overige deel hebben we samen opgelost. Bij grote partijen merk je dat dit soort dingen vaak lang duren. Bij Filogic is het snel sparren en op korte termijn zaken oplossen. Dit is heel belangrijk voor ons. Het houdt ons in beweging en voorbereid op de toekomst!” 

Jack van der Gugten

Hoek Flowers

“Binnen twee maanden was Filogic OpenTMS geïmplementeerd. Mijn planners en chauffeurs raakten al snel gewend aan deze nieuwe manier van werken. Na één maand was iedereen overtuigd en enthousiast. Mijn planners geven aan dat ze zich beter kunnen focussen en flink wat tijd besparen. Dus tegen ondernemers die nog twijfelen wil ik zeggen: probeer het gewoon.”

Theo Bos

MSS Transport

“Op ieder moment en vanaf elke plek heb je toegang tot de juiste informatie. Chauffeurs zien direct op wat voor locatie ze welke order moeten leveren. Ik ben blij dat iedereen met Filogic OpenTMS overweg kan en dat we met z’n allen lekker bezig zijn. Uiteindelijk is het belangrijkste dat het transport goed wordt uitgevoerd en onze opdrachtgevers tevreden zijn.”

Myron Bishaie

Van de Lagemaat Transport

“Met Filogic OpenTMS hebben we een helder overzicht van onze planningen. Dit is erg wenselijk, want er wordt steeds vaker gevraagd wanneer een order wordt geleverd. In het digitale vrachtdossier staat ook precies wat per auto is geladen. En de lay-out van de eCMR ziet er altijd hetzelfde uit. Als één geheel, lekker professioneel.”  

Toine Slob

Meever & Meever