Administratie
Documentatie
E-mailsjablonen beheren
Wanneer je facturen, transportopdrachten of vrachtdossiers via e-mail aan opdrachtgevers of andere relaties verstuurt, wil je deze pdf-documenten voorzien van een begeleidende tekst. Bijvoorbeeld het onderwerp van het e-mailbericht of de tekst van het e-mailbericht zelf. In deze handleiding lees je hoe je dit zelf kunt instellen.
E-mailsjablonen beheren
Wanneer je via het hoofdmenu op ‘Systeembeheer’ klikt en in de boomstructuur de optie ‘e-mailsjablonen’ selecteerd, verschijnen alle e-mailsjablonen die momenteel in het systeem geconfigureerd staan. Je kunt eenvoudig nieuwe e-mailsjablonen toevoegen of bestaande e-mailsjablonen wijzigen.
Je kunt een nieuw e-mailsjabloon aanmaken door in het hoofdmenu onder ‘Nieuw’ op ‘E-mailsjabloon’ te klikken. Je wijzigt een bestaande e-mailsjabloon door deze te selecteren en in het hoofdmenu onder ‘Bewerken’ op ‘Details tonen’ te klikken of door eenvoudig dubbel te klikken op het e-mailsjabloon’
E-mailsjablonen aanpassen
Wanneer je een e-mailsjabloon aanmaakt of wijzigt, wordt het volgende scherm getoond.
E-mailsjablonen hebben een naam, horen bij een entiteit (bijvoorbeeld transportopdracht, vrachtdossier of factuur) en een land. Op deze manier kun je bijvoorbeeld facturen aan klanten in Frankrijk een begeleidende tekst in het Frans sturen terwijl klanten in Nederland een begeleidende tekst in het Nederlands krijgen.
Het onderwerp van de e-mail en de daadwerkelijke tekst is een vrije tekst. Er zijn een aantal sleutelwoorden die je in deze tekst kunt opnemen. Als je bijvoorbeeld het factuurnummer in het onderwerp van het e-mailbericht wilt plaatsen, voeg je het sleutelwoord [EntityNumber] toe aan het onderwerp van het e-mailsjabloon.
Bijvoorbeeld:
Onderwerp: ‘Factuurnr [EntityNumber] van Cargo Transport B.V.’.
In het e-mailbericht wordt dit vervangen voor:
Onderwerp: ‘Factuurnr 20150067 van Cargo Transport B.V.’.
FiLogic kent de volgende sleutelwoorden:
| Sleutelwoord | Omschrijving |
|---|---|
| [UserName] | E-mailadres van de gebruiker die het e-mailbericht verstuurd. |
| [FullName] | Naam van de gebruiker die het e-mailbericht verstuurd. |
| [DocumentName] | Naam van het document dat je wilt versturen. |
| [EntityNumber] | Het nummer van het entiteit (bijv. factuurnr, transportopdrachtnr, of vrachtdossiernr). |
| [EntityName] | De naam van de entiteit (bijv. Factuur, Transportopdracht, Vrachtdossier). |
| [Reports] | Lijst met documenten (pdf-bestanden) die als bijlage aan het e-mailbericht zijn toegevoegd. |
| [Attachments] | Lijst met bijlagen die als bijlage aan het e-mailbericht zijn toegevoegd. |
E-mailsjablonen voor bezorgmomenten
Wanneer je een e-mailsjabloon wilt gebruiken voor het communiceren van bezorgmomenten, kun je gebruik maken van de volgende sleutelwoorden:
| Sleutelwoord | Omschrijving |
|---|---|
| $Customer | Naam van de opdrachtgever waar de goederen van afkomstig zijn (opdrachtgever van de transportopdracht). |
| $RelationToNotify.Name | Naam van de ontvanger. |
| $FileNumber | Het nummer van het vrachtdossier. |
| $Vehicles | Het kenteken van het voertuig dat de goederen komt afleveren. |
| $TransportCompany | De naam van de vervoerder dat de goederen komt afleveren. |
| $ArrivalAddressStreet | Straat van het afleveradres. |
| $ArrivalAddressStreet | Straat van het afleveradres. |
| $ArrivalAddressNumber | Huisnummer van het afleveradres. |
| $ArrivalAddressNumberSuffix | Aanhangsel bij het huisnummer van het afleveradres. |
| $ArrivalAddressPostalCode | Postcode van het afleveradres. |
| $ArrivalAddressCity | Plaats van het afleveradres. |
| $ArrivalAddressCountryName | Land van het afleveradres. |
| $ScheduledArrivalAtDate | Geplande afleverdatum. |
| $ScheduledArrivalAtFrom | Vroegst mogelijke afleverijd |
| $ScheduledArrivalAtTill | Uiterste aflevertijd |
| $TrackAndTraceUrl | Link naar jouw Track-and-Trace-pagina |
Ook interessant
Meer over Administratie
Niet gevonden wat je zocht?
We helpen je graag verder
- Mail onze supportafdeling
Testimonials
Star talk
De mening van onze klanten betekent veel voor ons. Wij geloven in samen starten, samen groeien en samen ontwikkelen.
De feedback van onze klanten is dan ook de belangrijste input voor het ontwikkelen van nieuwe functionaliteiten binnen het Filogic TMS. Zo weten we zeker dat het aansluit bij jouw wensen.