Wekelijks worden bij Fietsenwinkel.nl zo’n 150 tot 250 fietsen geproduceerd en klaargemaakt voor transport. Om vervolgens vanuit Utrecht in de bakwagen vervoerd te worden naar de klant of een partner ergens anders in het land. Er komt natuurlijk nogal wat bij kijken om dit efficiënt te organiseren. Dus benaderde de fietsexpert ons in 2022 met de vraag hoe ze de ritten zo goed mogelijk kunnen plannen. Daar hadden wij uiteraard wel een antwoord op! Hoog tijd om dit en de huidige situatie te bespreken met warehousemanager Imko Dees.

Grootste e-bikewinkel van Nederland

Fietsenwinkel.nl is de grootste e-bikewinkel van Nederland. Met tien winkels verspreid door het land én een megastore van 5.500 vierkante meter in Utrecht, waar klanten hun nieuwe tweewieler kunnen uitproberen op een vierhonderdmeterlange testbaan. Imko: “Ik werk sinds begin 2022 bij dit mooie bedrijf en ben verantwoordelijk voor alle fietsen die in ons magazijn worden klaargemaakt voor transport.

Het is een fijne werkgever om voor aan de slag te gaan. Voorheen waren we onderdeel van International Bike Group (IBG), maar sinds 2020 zijn we zelfstandig. Hierdoor is weinig in beton gegoten en krijg ik alle ruimte om mijn eigen draai te geven aan bepaalde processen. We doen het als bedrijf ook écht samen. Op een flexibele en creatieve manier staan we altijd klaar voor onze klanten. Dus in drukke tijden, zoals op Black Friday, stapt ook de directeur gewoon in de bus om orders af te leveren. Dat vind ik alleen maar mooi en maakt ons als team hecht!”

Transport fragiele goederen

Imko legt uit dat het een mooie uitdaging is om elke dag alle orders te verwerken en in de juiste staat af te leveren. Een fiets is een gevoelig voorwerp: er zitten veel bewegende en kleine onderdelen in en de buitenkant is ook nog gespoten met lak. Dus we zijn continu bezig om het transportproces te verbeteren en nieuwe manieren te vinden om de fietsen veilig te vervoeren. We bezorgen alleen in de Randstad zelf, dus voor gebieden daarbuiten werken we samen met logistieke partners.”

Automatiseren waar mogelijk

Elke dag verwerkt een klein team in Utrecht alle orders. Ze ontvangen de bestelde fietsen van de leveranciers, zetten deze nauwkeurig in elkaar, monteren de juiste accessoires en testen volop. “Dit is best een tijdrovende klus en vakmensen zijn schaars. We zijn maar met een klein clubje. Dus alles wat je in het proces kán automatiseren, wil je ook.

Het assembleren van een fiets blijft mensenwerk en gebeurt volledig handmatig. Maar de administratieve taken eromheen willen we zo efficiënt mogelijk inrichten. Net als de ritten die we rijden met onze bakwagens. Telkens met de hand en Google Maps een route samenstellen kost te veel tijd. Dus gingen we op zoek naar een systeem dat ons hierbij kon helpen.”

De voordelen

De fietsexpert koos voor het OpenTMS van Filogic omdat het laagdrempelig voelde. “De software is plug-and-play, waardoor minimale integratie vereist is en de implementatie snel verliep. We waren vrij vlot ‘up and running’. Sindsdien werken we met een digitaal planbord, waarin we dagelijks ons orderbestand importeren. Hierin staan alle fietsen die klaar zijn voor transport.

Aan de hand van de stops stelt het TMS een efficiënte route voor. Er kunnen maximaal vijftien fietsen in één bakwagen en het systeem geeft het aan wanneer het voertuig vol zit. Hierdoor komt het niet meer voor dat we ’s ochtends tijdens het laden ontdekken dat we te veel fietsen hebben ingepland op een rit. Het geeft ons een reëel overzicht van wat we op een dag kunnen verwerken.

Daarnaast maken we volop gebruik van de ETA-feature, waarmee klanten een notificatie ontvangen met de verwachte aankomsttijd en track en trace om de order te volgen. Dit gebruiken we alleen voor fietsen die we zelf afleveren. Klanten buiten de Randstad ontvangen een dergelijk bericht via onze partners, dus ook zij zijn goed op de hoogte.”

Toekomstplannen

“We genieten dagelijks van de voordelen van het systeem en hebben genoeg plannen voor uitbreidingen. Zo doen we onderweg ook pick-ups. Op dit moment telt het TMS alleen wat we ’s ochtends inladen, niet wat er tussentijds wordt afgeleverd en of er ruimte is om een fiets op te halen. Deze wens moeten we nog kenbaar maken bij Filogic.

Net als de wens van een integratie met onze partners. Nu koppelt het TMS nog niet met de plansystemen van onze partners buiten de Randstad. Het orderoverzicht sturen we vanuit de software handmatig naar ze toe, waarna zij dit in hun eigen systeem verwerken. In de nabije toekomst willen we wel dat dit automatisch gebeurt, want dat bevordert de doorloopsnelheid van onze orders. Dit komt ten gunste van de klant en is daarom een doel op zich.

Genoeg plannen dus, maar alles op z’n tijd! Wij hebben er in ieder geval vertrouwen in met dit TMS. Het contact verloopt hartstikke soepel en snel. Ik heb zelf ook een tijdje in de IT gewerkt en weet dat het ook heel anders kan zijn. De ontwikkelsnelheid van Filogic is erg hoog en zaken worden snel opgepakt!”

TMS in de cloud

Heb jij ook het gevoel dat jouw transportproces slimmer kan? Bekijk dan op je gemak wat ons TMS jou te bieden heeft. Heb je vragen of wil je specifieke wensen bespreken? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen! Of probeer de software direct uit door een gratis account aan te maken.